Excel est un tableur qui vous permet de stocker, d’organiser et d’analyser des informations. Bien que vous puissiez croire qu’Excel n’est utilisé que par certaines personnes pour traiter des données complexes, n’importe qui peut apprendre à tirer parti des fonctionnalités puissantes du programme. Que vous teniez un budget, organisiez un journal de formation ou créiez une facture, Excel facilite le travail avec différents types de données.
L'interface d'Excel
Lorsque vous ouvrez Excel pour la première fois, l’écran de démarrage d’Excel apparaît. À partir de là, vous pourrez créer un nouveau classeur, choisir un modèle et accéder à vos classeurs récemment modifiés.
- À partir de l’ écran de démarrage d’Excel , recherchez et sélectionnez Classeur vierge pour accéder à l’interface Excel.
🔎 Cliquez sur les boutons ci-dessous pour vous familiariser avec l’interface Excel.
Le ruban et la barre d’outils d’accès rapide sont l’endroit où vous trouverez les commandes pour effectuer des tâches courantes dans Excel. Le mode Backstage vous offre diverses options pour enregistrer, ouvrir un fichier, imprimer et partager votre document.
Travailler avec l'environnement Excel
Le ruban
Excel utilise un système de ruban à onglets au lieu des menus traditionnels. Le ruban contient plusieurs onglets, chacun avec plusieurs groupes de commandes. Vous utiliserez ces onglets pour effectuer les tâches les plus courantes dans Excel.
- Chaque onglet aura un ou plusieurs groupes.
- Certains groupes auront une flèche sur laquelle vous pouvez cliquer pour plus d’options.
- Cliquez sur un onglet pour voir plus de commandes
- Vous pouvez régler l’affichage du ruban avec les options d’affichage du ruban.
Modifier les options d'affichage du ruban :
Vous pouvez personnaliser les options d’affichage du ruban selon vos préférences.
Afficher ou masquer le ruban :
- Pour masquer temporairement le ruban, double-cliquez simplement sur l’un des onglets (Accueil, Insertion, etc.) ou appuyez sur Ctrl + F1.
- Pour l’afficher à nouveau, double-cliquez à nouveau sur un onglet ou appuyez sur Ctrl + F1.
Minimiser le ruban :
- Cliquez sur la petite flèche vers le bas située dans le coin inférieur droit du ruban. Cela minimisera le ruban, ne montrant que les noms des onglets. Pour accéder aux commandes, cliquez simplement sur l’onglet souhaité.
Personnaliser le ruban :
- Cliquez avec le bouton droit sur le ruban vide et choisissez “Personnaliser le ruban”.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous verrez deux colonnes. La colonne de gauche affiche les onglets principaux, et celle de droite montre les onglets personnalisés.
- Vous pouvez ajouter ou supprimer des onglets, des groupes et des commandes en utilisant les boutons “Nouvel onglet”, “Nouveau groupe” et les flèches de déplacement.
Réorganiser les onglets et les groupes :
- Toujours dans la fenêtre “Personnaliser le ruban”, vous pouvez réorganiser les onglets et les groupes en utilisant les flèches vers le haut et vers le bas.
Réinitialiser le ruban :
- Si vous avez effectué des modifications que vous souhaitez annuler, vous pouvez réinitialiser le ruban en cliquant sur le bouton “Réinitialiser” en bas de la fenêtre “Personnaliser le ruban”.
Options avancées :
- En bas de la fenêtre “Personnaliser le ruban”, vous pouvez accéder aux options avancées, telles que la personnalisation du ruban pour des vues spécifiques (par exemple, la lecture ou l’écriture).
Modifier les options d’affichage :
- Cliquez sur “Fichier” dans le ruban, puis sélectionnez “Options”.
- Dans la fenêtre des options, allez à la section “Personnaliser le ruban”.
- Vous trouverez ici des options pour personnaliser davantage l’affichage du ruban, y compris la possibilité de masquer ou afficher des onglets spécifiques.
La barre d'outils d'accès rapide ⚒️
Personnalisation de la barre d'outils Accès rapide :
- Cliquez sur la flèche déroulante à droite de la barre d’outils Accès rapide.
- Sélectionnez la commande que vous souhaitez ajouter dans le menu déroulant. Pour choisir parmi plus de commandes, sélectionnez Plus de commandes.
- La commande sera ajoutée à la barre d’outils d’accès rapide.
Comment utiliser "Rechercher"🔎
La zone Rechercher est une barre de recherche pour vous aider à trouver rapidement les outils ou les commandes que vous souhaitez utiliser.
- Tapez dans vos propres mots ce que vous voulez faire.
- Les résultats vous donneront quelques options pertinentes. Pour en utiliser un, cliquez dessus comme vous le feriez avec une commande sur le ruban.
Vues de feuille de calcul
Les “Vues de feuille de calcul” dans Microsoft Excel sont des modes d’affichage qui permettent aux utilisateurs de visualiser et de travailler sur leur feuille de calcul de différentes manières. Il existe plusieurs vues, chacune étant adaptée à des tâches spécifiques. Les principales vues de feuille de calcul dans Excel sont la vue Normal, la vue Page, et la vue Disposition des pages.
Vue Normal : C’est la vue standard où vous entrez et modifiez les données dans les cellules. Elle est idéale pour la saisie des informations et la réalisation de calculs.
Vue Page : Cette vue est conçue pour l’impression. Vous pouvez voir comment votre feuille de calcul sera présentée sur la page imprimée, ajuster les marges et les en-têtes, et définir d’autres paramètres d’impression.
Vue Disposition des pages : Cette vue vous permet de voir et de modifier la mise en page de votre feuille de calcul. Vous pouvez ajuster la taille des colonnes, des lignes, et gérer l’en-tête et le pied de page pour l’impression.
Cas concret dans le monde professionnel : Imaginons que vous travaillez dans un service financier d’une entreprise. Vous avez une feuille de calcul Excel qui récapitule les dépenses mensuelles de différents départements. Voici comment les différentes vues pourraient être utilisées dans ce contexte :
Vue Normal :
- Utilisez cette vue pour entrer les dépenses mensuelles dans les cellules correspondantes.
- Effectuez des calculs pour obtenir le total des dépenses de chaque département et le total général.
Vue Page :
- Passez à la vue Page pour vérifier comment la feuille de calcul sera imprimée.
- Ajustez les zones d’impression pour vous assurer que seules les données pertinentes sont incluses dans le rapport imprimé.
Vue Disposition des pages :
- Utilisez cette vue pour ajuster la largeur des colonnes afin que les noms des départements et les montants soient clairement visibles.
- Personnalisez l’en-tête de la page avec des informations telles que le nom de l’entreprise, la période couverte par le rapport, etc.
Vue backstage (en coulisse)
Le mode Backstage vous offre diverses options pour enregistrer, ouvrir un fichier, imprimer et partager vos classeurs.
- La vue normale est la vue par défaut pour toutes les feuilles de calcul dans Excel.
- Le mode Mise en page affiche l’apparence de vos feuilles de calcul une fois imprimées. Vous pouvez également ajouter des en-têtes et des pieds de page dans cette vue.
- La vue Saut de page vous permet de modifier l’emplacement des sauts de page, ce qui est particulièrement utile lors de l’impression d’un grand nombre de données à partir d’Excel.
Pour accéder au mode Backstage :
Le mode Backstage dans Microsoft Excel fait référence à l’ensemble des fonctionnalités situées dans l’onglet “Fichier”. Cet onglet est conçu pour gérer des tâches telles que l’ouverture, la sauvegarde, l’impression, et la gestion des options du programme. Voici une explication détaillée du mode Backstage avec un exemple concret dans le monde professionnel :
Mode Backstage dans Excel :
Ouvrir le mode Backstage : Cliquez sur l’onglet “Fichier” en haut à gauche de l’écran Excel.
Nouveau document : Vous pouvez créer un nouveau classeur Excel, choisir parmi des modèles prédéfinis ou accéder à des modèles en ligne.
Enregistrer et Enregistrer sous : Vous pouvez sauvegarder votre document existant ou enregistrer une copie sous un autre nom ou dans un autre emplacement.
Imprimer : Gérez les options d’impression, aperçu avant impression, choisissez l’imprimante, etc.
Partager : Vous pouvez partager votre document avec d’autres personnes, le publier en ligne ou envoyer une copie par e-mail.
Exporter : Exportez votre document vers différents formats tels que PDF, XPS, CSV, etc.
Options : Personnalisez les options d’Excel selon vos préférences, comme la langue, les paramètres avancés, etc.
Informations : Affiche des détails sur le document en cours, tels que le propriétaire, la taille, le nombre de pages, etc.