Chaque fois que vous créez un nouveau classeur dans Excel, vous devez savoir comment l’enregistrer afin d’y accéder et de le modifier ultérieurement. Comme avec les versions précédentes d’Excel, vous pouvez enregistrer des fichiers localement sur votre ordinateur. Mais contrairement aux anciennes versions, votre version d’Excel vous permet également d’enregistrer un classeur dans le cloud à l’aide de OneDrive . Vous pouvez également exporter et partager des classeurs avec d’autres personnes directement à partir d’Excel.
💾 Enregistrer et Enregistrer sous
Excel propose deux façons d’enregistrer un fichier : Enregistrer et Enregistrer–sous . Ces options fonctionnent de manière similaire, avec quelques différences importantes :
- Enregistrer : lorsque vous créez ou modifiez un classeur, vous utiliserez la commande Enregistrer pour enregistrer vos modifications. Vous utiliserez cette commande la plupart du temps. Lorsque vous enregistrez un fichier, il vous suffit de choisir un nom de fichier et un emplacement la première fois. Après cela, vous pouvez simplement cliquer sur la commande Enregistrer pour l’enregistrer avec le même nom et le même emplacement.
- Enregistrer sous : vous utiliserez cette commande pour créer une copie d’un classeur tout en conservant l’original. Lorsque vous utilisez Enregistrer-sous, vous devrez choisir un nom et/ou un emplacement différent pour la version copiée.
📒 Pour enregistrer un classeur :
Il est important d’enregistrer votre classeur chaque fois que vous démarrez un nouveau projet ou apportez des modifications à un projet existant. Économiser tôt et souvent peut éviter que votre travail ne soit perdu. Vous devrez également porter une attention particulière à l’endroit où vous enregistrez le classeur afin qu’il soit facile à retrouver plus tard.
- Recherchez et sélectionnez la commande Enregistrer dans la barre d’outils accès rapide.
- Si vous enregistrez le fichier pour la première fois, le volet Enregistrer sous s’affiche en mode Backstage .
- Vous devrez ensuite choisir où enregistrer le fichier et lui donner un nom de fichier. Pour enregistrer le classeur sur votre ordinateur, sélectionnez Ordinateur, puis cliquez sur Parcourir. Vous pouvez également cliquer sur OneDrive pour enregistrer le fichier sur votre OneDrive.
- La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le classeur.
- Entrez un nom de fichier pour le classeur, puis cliquez sur Enregistrer.
- Le classeur sera enregistré. Vous pouvez cliquer à nouveau sur la commande Enregistrer pour enregistrer vos modifications au fur et à mesure que vous modifiez le classeur.
💡Vous pouvez également accéder à la commande Enregistrer en appuyant sur Ctrl+S sur votre clavier.
💾 Utiliser Enregistrer-sous pour faire une copie
Si vous souhaitez enregistrer une version différente d’un classeur tout en conservant l’original, vous pouvez créer une copie. Par exemple, si vous avez un fichier nommé Ventes, vous pouvez l’enregistrer sous Ventes 2 afin de pouvoir modifier le nouveau fichier tout en vous référant à la version d’origine.
Pour ce faire, cliquez sur la commande Enregistrer sous en mode Backstage. Tout comme lorsque vous enregistrez un fichier pour la première fois, vous devrez choisir où enregistrer le fichier et lui donner un nouveau nom de fichier.
📍 Pour modifier l'emplacement d'enregistrement par défaut :
Si vous ne souhaitez pas utiliser OneDrive, vous pouvez être frustré que OneDrive soit sélectionné comme emplacement par défaut lors de l’enregistrement. Si vous ne trouvez pas pratique de sélectionner “Ce PC” à chaque fois, vous pouvez modifier l’emplacement d’enregistrement par défaut afin que “Ce PC”soit sélectionné par défaut.
- Cliquez sur l’onglet Fichier pour accéder au mode Backstage.
- Cliquez sur Option.
- La boîte de dialogue Options Excel apparaîtra. Sélectionnez Enregistrer, cochez la case relative à “Ce PC” , puis cliquez sur OK . L’emplacement de sauvegarde par défaut sera modifié.
Récupération automatique
Excel enregistre automatiquement vos classeurs dans un dossier temporaire pendant que vous travaillez dessus. Si vous oubliez d’enregistrer vos modifications ou si Excel se bloque, vous pouvez restaurer le fichier à l’aide de l’enregistrement automatique.
Pour utiliser la récupération automatique :
- Ouvrez Excel. Si des versions enregistrées automatiquement d’un fichier sont trouvées, le volet Récupération de document apparaît.
- Cliquez pour ouvrir un fichier disponible. Le classeur sera récupéré .
⚠️ Par défaut, Excel enregistre automatiquement toutes les 10 minutes. Si vous modifiez un classeur pendant moins de 10 minutes, Excel peut ne pas créer de version enregistrée automatiquement.
Si vous ne voyez pas le fichier dont vous avez besoin, vous pouvez parcourir tous les fichiers enregistrés automatiquement à partir du mode Backstage. Sélectionnez simplement l’onglet Fichier, cliquez sur Gérer les versions, puis choisissez Récupérer les classeurs non enregistrés.
Exportation de classeurs 📒
Par défaut, les classeurs Excel sont enregistrés dans le type de fichier .xlsx. Cependant, il peut arriver que vous deviez utiliser un autre type de fichier, tel qu’un classeur PDF ou Excel 97-2003. Il est facile d’exporter votre classeur d’Excel vers une variété de types de fichiers.
📒 Pour exporter un classeur sous forme de fichier PDF :
L’exportation de votre classeur en tant que document Adobe Acrobat, communément appelé fichier PDF, peut être particulièrement utile si vous partagez un classeur avec quelqu’un qui n’a pas Excel. Un PDF permettra aux destinataires de visualiser, mais pas de modifier le contenu de votre classeur.
- Cliquez sur l’onglet Fichier pour accéder au mode Backstage.
- Cliquez sur Exporter, puis sélectionnez Créer PDF/XPS.
- La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez exporter le classeur, entrez un nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
💡Par défaut, Excel n’exportera que la feuille de calcul active. Si vous avez plusieurs feuilles de calcul et souhaitez toutes les enregistrer dans le même fichier PDF, cliquez sur Options dans la boîte de dialogue Enregistrer-sous. La boîte de dialogue Options apparaîtra. Sélectionnez Tout le classeur, puis cliquez sur OK.
⚠️ Chaque fois que vous exportez un classeur au format PDF, vous devez également tenir compte de la façon dont les données de votre classeur apparaîtront sur chaque page du PDF, tout comme l’impression d’un classeur. Consultez notre leçon sur la mise en page et l’impression pour en savoir plus sur les éléments à prendre en compte avant d’exporter un classeur au format PDF.
📒Pour exporter un classeur vers d'autres types de fichiers :
Vous pouvez également trouver utile d’exporter votre classeur vers d’autres types de fichiers, tels qu’un classeur Excel 97-2003 si vous devez le partager avec des personnes utilisant une ancienne version d’Excel, ou un fichier .CSV si vous avez besoin d’une version en texte brut. de votre classeur.
- Cliquez sur l’onglet Fichier pour accéder au mode Backstage.
- Cliquez sur Exporter, puis sélectionnez Modifier le type de fichier.
- Sélectionnez un type de fichier courant, puis cliquez sur Enregistrer-sous.
- La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez exporter le classeur, entrez un nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
💡Vous pouvez également utiliser le menu déroulant Type de fichier : dans la boîte de dialogue Enregistrer sous pour enregistrer des classeurs dans différents types de fichiers.
Partage de classeurs
Excel facilite le partage et la collaboration sur des classeurs à l’aide de OneDrive . Auparavant, si vous vouliez partager un fichier avec quelqu’un, vous pouviez l’envoyer en pièce jointe. Bien que pratique, ce système crée également plusieurs versions du même fichier, ce qui peut être difficile à organiser.
Lorsque vous partagez un classeur à partir d’Excel, vous permettez en fait à d’autres personnes d’accéder exactement au même fichier. Cela vous permet, à vous et aux personnes avec qui vous partagez, de modifier le même classeur sans avoir à suivre plusieurs versions.
Pour partager un classeur, il doit d’abord être enregistré sur votre OneDrive .
🔄 Pour partager un classeur :
- Cliquez sur l’onglet Fichier pour accéder au mode Backstage, puis cliquez sur Partager.
- Le volet Partager apparaît. Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous serez invité à enregistrer votre document sur OneDrive. Notez que vous devrez peut-être revenir au volet Partager après l’enregistrement.
- Dans le volet Partager, si votre document est enregistré sur OneDrive, cliquez sur le bouton Partager avec des personnes.
- Excel reviendra en mode Normal et ouvrira le panneau Partager sur le côté droit de la fenêtre. À partir de là, vous pouvez inviter des personnes à partager votre document, voir une liste des personnes ayant accès au document et définir si elles peuvent modifier ou uniquement afficher le document.
Teste tes connaissances
Exercices
- Ouvrez le fichier de l’exercice joint en haut de page.
- À l’aide de l’ option Enregistrer sous, créez une copie du classeur et nommez-la Défis Pratique Sauvegarde . Vous pouvez enregistrer la copie dans un dossier sur votre ordinateur ou sur votre OneDrive .
- Exportez le classeur sous forme de fichier PDF .