Les filtres et les tris sont des fonctionnalités essentielles dans Microsoft Excel qui permettent de gérer, d’organiser et d’analyser efficacement les données dans une feuille de calcul. Voici un aperçu de leur intérêt :
Pour filtrer les données :
Sélection sélective des données : Les filtres permettent de sélectionner un sous-ensemble spécifique de données dans une plage de cellules. Cela permet de se concentrer sur des données pertinentes tout en masquant temporairement le reste.
Analyse ciblée : Les filtres facilitent l’analyse de données en permettant de voir uniquement les informations qui répondent à certains critères ou conditions. Cela peut aider à repérer des tendances, des valeurs atypiques ou des modèles spécifiques.
Comparaison de données : Les filtres permettent de comparer des ensembles de données similaires ou de comparer les données avant et après une action ou un événement spécifique.
Filtrage multiple : Vous pouvez appliquer plusieurs filtres à la fois pour affiner davantage vos données. Par exemple, vous pouvez filtrer par catégorie, puis par date, puis par montant, ce qui est utile pour des analyses plus complexes.
Filtrage avancé : Excel propose des filtres avancés, notamment les filtres automatiques, les filtres personnalisés et les segments de données, qui offrent un contrôle plus fin sur la façon dont les données sont filtrées.
Dans notre exemple, nous appliquerons un filtre à une feuille de calcul de journal d’équipement pour afficher uniquement les ordinateurs portables et les projecteurs disponibles pour le paiement.
Pour que le filtrage fonctionne correctement, votre feuille de calcul doit inclure une ligne d’en-tête , qui est utilisée pour identifier le nom de chaque colonne. Dans notre exemple, notre feuille de calcul est organisée en différentes colonnes identifiées par les cellules d’en-tête de la ligne 1 : ID# , Type , Détail de l’équipement , etc.
Sélectionnez l’onglet “Données”, puis cliquez sur la commande Filtrer :
- Une flèche déroulante apparaîtra dans la cellule d’en-tête de chaque colonne.
- Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne que vous souhaitez filtrer. Dans notre exemple, nous allons filtrer la colonne B pour ne visualiser que certains types d’équipements.
- Le menu “Filtre” apparaît.
- Décochez la case à côté de “Tout sélectionner” pour désélectionner rapidement toutes les données.
- Cochez les cases à côté des données que vous souhaitez filtrer, puis cliquez sur OK. Dans cet exemple, nous allons cocher “Ordinateur portable” et “Projecteur” pour afficher uniquement ces types d’équipements.
- Les données seront filtrées , masquant temporairement tout contenu qui ne correspond pas aux critères. Dans notre exemple, seuls les ordinateurs portables et les projecteurs sont visibles.
💡 Les options de filtrage sont également accessibles à partir de la commande “Trier et filtrer” de l’ onglet Accueil.
Pour appliquer plusieurs filtres :
Les filtres sont cumulatifs , ce qui signifie que vous pouvez appliquer plusieurs filtres pour affiner vos résultats. Dans cet exemple, nous avons déjà filtré notre feuille de calcul pour afficher les ordinateurs portables et les projecteurs, et nous aimerions la réduire davantage pour n’afficher que les ordinateurs portables et les projecteurs qui ont été empruntés en août.
- Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne que vous souhaitez filtrer. Dans cet exemple, nous allons ajouter un filtre à la colonne D pour afficher les informations par date.
- Le menu “Filtre” apparaît.
- Cochez ou décochez les cases selon les données que vous souhaitez filtrer, puis cliquez sur OK. Dans notre exemple, nous décocherons tout sauf Août.
- Le nouveau filtre sera appliqué. Dans notre exemple, la feuille de calcul est maintenant filtrée pour afficher uniquement les ordinateurs portables et les projecteurs qui ont été empruntés en août.
Pour effacer un filtre :
Après avoir appliqué un filtre, vous souhaiterez peut-être le supprimer ou l’effacer de votre feuille de calcul afin de pouvoir filtrer le contenu de différentes manières.
- Cliquez sur la flèche déroulante du filtre que vous souhaitez effacer. Dans notre exemple, nous allons effacer le filtre de la colonne D.
- Le menu Filtre apparaît.
- Choisissez Effacer le filtre de [NOM de COLONNE] dans le menu Filtre. Dans notre exemple, nous sélectionnerons Effacer le filtre de “Vérifié.
- Le filtre sera effacé de la colonne. Les données précédemment masquées seront affichées.
💡 Pour supprimer tous les filtres de votre feuille de calcul, cliquez sur la commande Filtrer dans l’onglet “Données”.
Filtrage avancé
Si vous avez besoin d’un filtre pour quelque chose de spécifique, le filtrage de base peut ne pas vous offrir suffisamment d’options. Heureusement, Excel comprend de nombreux outils de filtrage avancés, notamment le filtrage de recherche, de texte, de date et de nombre, qui peuvent affiner vos résultats pour vous aider à trouver exactement ce dont vous avez besoin.
Pour filtrer avec la recherche :
Excel vous permet de rechercher des données contenant une expression exacte, un nombre, une date, etc. Dans notre exemple, nous utiliserons cette fonctionnalité pour afficher uniquement les produits de la marque Saris dans notre journal d’équipement.
- Sélectionnez l’onglet Données, puis cliquez sur la commande Filtrer. Une flèche déroulante apparaîtra dans la cellule d’en-tête de chaque colonne. Remarque : Si vous avez déjà ajouté des filtres à votre feuille de calcul, vous pouvez ignorer cette étape.
- Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne que vous souhaitez filtrer. Dans notre exemple, nous allons filtrer la colonne C .
- Le menu Filtre apparaît. Saisissez un terme de recherche dans la zone de recherche . Les résultats de la recherche apparaîtront automatiquement sous le champ Filtres de texte au fur et à mesure de la saisie. Dans notre exemple, nous taperons saris pour trouver tous les équipements de la marque Saris. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK .
- La feuille de calcul sera filtrée en fonction de votre terme de recherche. Dans notre exemple, la feuille de calcul est maintenant filtrée pour afficher uniquement les équipements de la marque Saris.
Pour utiliser des filtres de texte avancés :
Les filtres de texte avancés peuvent être utilisés pour afficher des informations plus spécifiques, comme des cellules contenant un certain nombre de caractères ou des données qui excluent un mot ou un nombre spécifique. Dans notre exemple, nous aimerions exclure tout élément contenant le mot ordinateur portable .
- Sélectionnez l’onglet Données , puis cliquez sur la commande “Filtre”. Une flèche déroulante apparaîtra dans la cellule d’en-tête de chaque colonne. Remarque : Si vous avez déjà ajouté des filtres à votre feuille de calcul, vous pouvez ignorer cette étape.
- Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne que vous souhaitez filtrer. Dans notre exemple, nous allons filtrer la colonne C.
- Le menu Filtre apparaît. Passez la souris sur “Filtres de texte” , puis sélectionnez le filtre de texte souhaité dans le menu déroulant. Dans notre exemple, nous choisirons ne contient pas pour afficher les données qui ne contiennent pas de texte spécifique.
- La boîte de dialogue “Filtre automatique personnalisé” s’affiche. Saisissez le texte souhaité à droite du filtre, puis cliquez sur OK. Dans notre exemple, nous taperons ordinateur portable pour exclure tous les éléments contenant ce mot.
- Les données seront filtrées par le filtre de texte sélectionné. Dans notre exemple, notre feuille de calcul affiche désormais les éléments qui ne contiennent pas le mot ordinateur portable .
Pour utiliser des filtres numériques avancés :
Les filtres numériques avancés vous permettent de manipuler les données numérotées de différentes manières. Dans cet exemple, nous n’afficherons que certains types d’équipements en fonction de la plage de numéros d’identification.
- Sélectionnez l’onglet “Données” sur le ruban, puis cliquez sur la commande “Filtrer”. Une flèche déroulante apparaîtra dans la cellule d’en-tête de chaque colonne. Remarque : Si vous avez déjà ajouté des filtres à votre feuille de calcul, vous pouvez ignorer cette étape.
- Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne que vous souhaitez filtrer. Dans notre exemple, nous allons filtrer la colonne A pour n’afficher qu’une certaine plage de numéros d’identification.
- Le menu “Filtre” apparaît. Passez la souris sur “Filtres numériques”, puis sélectionnez le filtre numérique souhaité dans le menu déroulant. Dans notre exemple, nous choisirons Entre pour afficher les numéros d’identification entre une plage de numéros spécifique.
- La boîte de dialogue “Filtre automatique personnalisé” s’affiche. Saisissez le ou les nombres souhaités à droite de chaque filtre, puis cliquez sur OK . Dans notre exemple, nous voulons filtrer les numéros d’identification supérieurs ou égaux à 3000 mais inférieurs ou égaux à 6000 , ce qui affichera les numéros d’identification dans la plage 3000-6000.
- Les données seront filtrées par le filtre numérique sélectionné. Dans notre exemple, seuls les éléments dont le numéro d’identification est compris entre 3000 et 6000 sont visibles.
Pour utiliser des filtres de date avancés :
Les filtres de date avancés peuvent être utilisés pour afficher les informations d’une certaine période, comme l’année dernière, le trimestre prochain ou entre deux dates. Dans cet exemple, nous utiliserons des filtres de date avancés pour afficher uniquement les équipements qui ont été récupérés entre le 15 juillet et le 15 août.
- Sélectionnez l’onglet “Données”, puis cliquez sur la commande “Filtrer”. Une flèche déroulante apparaîtra dans la cellule d’en-tête de chaque colonne. Remarque : Si vous avez déjà ajouté des filtres à votre feuille de calcul, vous pouvez ignorer cette étape.
- Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne que vous souhaitez filtrer. Dans notre exemple, nous allons filtrer la colonne D pour n’afficher qu’une certaine plage de dates.
- Le menu “Filtre” apparaît. Passez la souris sur “Filtres de date”, puis sélectionnez le filtre de date souhaité dans le menu déroulant. Dans notre exemple, nous sélectionnerons “Entre” pour voir les équipements qui ont été récupérés entre le 15 juillet et le 15 août.
- La boîte de dialogue “Filtre automatique personnalisé” s’affiche. Saisissez la ou les dates souhaitées à droite de chaque filtre, puis cliquez sur OK. Dans notre exemple, nous souhaitons filtrer les dates postérieures ou égales au 15 juillet 2015 et antérieures ou égales au 15 août 2015 , ce qui affichera une plage entre ces dates.
- La feuille de calcul sera filtrée par le filtre de date sélectionné. Dans notre exemple, nous pouvons maintenant voir quels articles ont été empruntés entre le 15 juillet et le 15 août.
Exercice
- Ouvrez le fichier d’exercices .
- Cliquez sur l’onglet “Challenge” en bas à gauche du classeur.
- Appliquez un filtre pour n’afficher que l’électronique et les instruments .
- Utilisez la fonction de recherche pour filtrer les descriptions d’articles contenant le mot Sansei . Après cela, vous devriez avoir six entrées affichées.
- Effacez le filtre “Détail de l’équipement.”
- À l’aide d’un filtre numérique , affichez les montants de prêt supérieurs ou égaux à 100 €.
- Filtrez pour n’afficher que les éléments dont l’échéance est en 2016.
- Lorsque vous avez terminé, votre classeur devrait ressembler à ceci :
