Les feuilles de travail avec beaucoup de contenu peuvent parfois sembler écrasantes et même devenir difficiles à lire. Heureusement, Excel peut organiser les données en groupes, ce qui vous permet d’ afficher et de masquer facilement différentes sections de votre feuille de calcul. Vous pouvez également résumer différents groupes à l’aide de la commande Sous -total et créer un plan pour votre feuille de calcul.
Pour regrouper des lignes ou des colonnes :
- Sélectionnez les lignes ou les colonnes que vous souhaitez regrouper. Dans cet exemple, nous allons sélectionner les colonnes B , C et D.
- Sélectionnez l’onglet “Données” sur le ruban , puis cliquez sur la commande “Grouper”.
- Les lignes ou colonnes sélectionnées seront regroupées. Dans notre exemple, les colonnes B , C et D sont regroupées.
💡 Pour dissocier des données, sélectionnez les lignes ou colonnes groupées, puis cliquez sur la commande Dissocier.
Pour masquer et afficher des groupes :
- Pour masquer un groupe, cliquez sur le signe moins, également appelé bouton “Masquer les détails”.
- Le groupe sera masqué. Pour afficher un groupe masqué, cliquez sur le signe plus, également appelé bouton “Afficher les détails”.
Création de sous-totaux
La commande “Sous-total” vous permet de créer automatiquement des groupes et d’utiliser des fonctions courantes telles que SOMME, NB et MOYENNE pour vous aider à résumer vos données. Par exemple, la commande “Sous-total” peut aider à calculer le coût des fournitures de bureau par type à partir d’une commande de stock importante. Il créera une hiérarchie de groupes, connue sous le nom de plan, pour vous aider à organiser votre feuille de calcul.
⚠️ Vos données doivent être correctement triées avant d’utiliser la commande “Sous-total”, vous pouvez donc revoir notre leçon sur le tri des données pour en savoir plus.
Pour créer un sous-total :
Dans notre exemple, nous utiliserons la commande “Sous-total” avec un formulaire de commande de t-shirts pour déterminer le nombre de t-shirts commandés dans chaque taille (S, Medium, Large et X-Large). Cela créera un plan pour notre feuille de travail avec un groupe pour chaque taille de t-shirt, puis comptera le nombre total de chemises dans chaque groupe.
- Tout d’abord, triez votre feuille de calcul en fonction des données que vous souhaitez sous-totaliser. Dans cet exemple, nous allons créer un sous-total pour chaque taille de t-shirt. Notre feuille de calcul a donc été triée par taille de t-shirt, du plus petit au plus grand.
- Sélectionnez l’onglet “Données” , puis cliquez sur la commande “Sous -total”.
- La boîte de dialogue “Sous-total” apparaît. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante du champ À chaque modification de : pour sélectionner la colonne dont vous souhaitez effectuer le sous-total. Dans notre exemple, nous allons sélectionner T-Shirt Size .
- Cliquez sur la flèche déroulante du champ “Utiliser la fonction” : pour sélectionner la fonction que vous souhaitez utiliser. Dans notre exemple, nous sélectionnerons “Nombre” pour compter le nombre de chemises commandées dans chaque taille.
- Dans le champ “Ajouter le sous-total à” sélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez que le sous-total calculé apparaisse. Dans notre exemple, nous allons sélectionner T-Shirt Size . Lorsque vous êtes satisfait de vos sélections, cliquez sur OK.
- La feuille de calcul sera présentée en groupes et le sous- total sera indiqué sous chaque groupe. Dans notre exemple, les données sont maintenant regroupées par taille de t-shirt et le nombre de chemises commandées dans cette taille apparaît sous chaque groupe.
Pour afficher les groupes par niveau :
Lorsque vous créez des sous-totaux, votre feuille de calcul est divisée en différents niveaux. Vous pouvez basculer entre ces niveaux pour contrôler rapidement la quantité d’informations affichées dans la feuille de calcul en cliquant sur les boutons Niveau à gauche de la feuille de calcul. Dans notre exemple, nous allons basculer entre les trois niveaux de notre plan. Bien que cet exemple ne contienne que trois niveaux, Excel peut en accueillir jusqu’à huit.
- Cliquez sur le niveau le plus bas pour afficher le moins de détails.
- Cliquez sur le niveau suivant pour développer les détails. Dans notre exemple, nous sélectionnerons le niveau 2, qui contient chaque ligne de sous-total mais masque toutes les autres données de la feuille de calcul.
- Cliquez sur le niveau le plus élevé pour afficher et développer toutes les données de votre feuille de calcul. Dans notre exemple, nous sélectionnerons le niveau 3.
💡 Vous pouvez également utiliser les boutons Afficher et Masquer les détails pour afficher et masquer les groupes dans le plan.
Pour supprimer les sous-totaux :
Parfois, vous ne souhaitez peut-être pas conserver les sous-totaux dans votre feuille de calcul, en particulier si vous souhaitez réorganiser les données de différentes manières. Si vous ne souhaitez plus utiliser le sous-total, vous devrez le supprimer de votre feuille de calcul.
- Sélectionnez l’onglet “Données”, puis cliquez sur la commande Sous -total.
- La boîte de dialogue Sous-total apparaît. Cliquez sur “Supprimer tout”.
- Toutes les données de la feuille de calcul seront dissociées et les sous-totaux seront supprimés.
💡 Pour supprimer tous les groupes sans supprimer les sous-totaux, cliquez sur la flèche de la liste déroulante de la commande “Dissocier”, puis choisissez “Effacer le contour”.
Exercice
- Ouvrez le document d’exercices.
- Cliquez sur l’onglet Challenge en bas à gauche du classeur.
- Triez le classeur par note du plus petit au plus grand.
- Utilisez la commande Sous-total pour grouper à chaque changement de note. Utilisez la fonction SOMME et ajoutez des sous-totaux au montant collecté.
- Sélectionnez Niveau 2 pour ne voir que les sous-totaux et le total général.
- Lorsque vous avez terminé, votre classeur devrait ressembler à ceci :
