Disons que vous avez une feuille de calcul avec des milliers de lignes de données. Il serait extrêmement difficile de voir des modèles et des tendances simplement en examinant les informations brutes. Semblable aux graphiques et aux graphiques sparkline, la mise en forme conditionnelle offre un autre moyen de visualiser les données et de faciliter la compréhension des feuilles de calcul.
Comprendre la mise en forme conditionnelle
La mise en forme conditionnelle vous permet d’appliquer automatiquement une mise en forme, telle que des couleurs , des icônes et des barres de données, à une ou plusieurs cellules en fonction de la valeur de la cellule . Pour ce faire, vous devez créer une règle de mise en forme conditionnelle .
Par exemple, une règle de mise en forme conditionnelle peut être : si la valeur est inférieure à 2 000 $, colorer la cellule en rouge . En appliquant cette règle, vous pourrez voir rapidement quelles cellules contiennent des valeurs inférieures à 2 000 $.
Pour créer une règle de mise en forme conditionnelle :
Dans notre exemple, nous avons une feuille de calcul contenant des données de vente et nous aimerions voir quels vendeurs atteignent leurs objectifs de vente mensuels. L’objectif de vente est de 4 000 USD par mois. Nous allons donc créer une règle de mise en forme conditionnelle pour toutes les cellules contenant une valeur supérieure à 4 000.
- Sélectionnez les cellules souhaitées pour la règle de mise en forme conditionnelle.
- Dans l’onglet “Accueil”, cliquez sur la commande “Mise en forme conditionnelle”. Un menu déroulant apparaîtra.
- Passez la souris sur le type de mise en forme conditionnelle souhaité , puis sélectionnez la règle souhaitée dans le menu qui s’affiche. Dans notre exemple, nous voulons mettre en évidence les cellules supérieures à 4 000 €.
- Une boîte de dialogue apparaîtra. Entrez la ou les valeurs souhaitées dans le champ vide. Dans notre exemple, nous entrerons 4000 comme valeur.
- Sélectionnez un style de formatage dans le menu déroulant. Dans notre exemple, nous allons choisir “Remplissage vert avec texte vert foncé”, puis cliquer sur OK.
- La mise en forme conditionnelle sera appliquée aux cellules sélectionnées. Dans notre exemple, il est facile de voir quels vendeurs ont atteint l’objectif de vente de 4 000 € pour chaque mois.
Vous pouvez appliquer plusieurs règles de mise en forme conditionnelle à une plage de cellules ou à une feuille de calcul, ce qui vous permet de visualiser différentes tendances et modèles dans vos données.
Préréglages de mise en forme conditionnelle
Excel propose plusieurs styles prédéfinis, ou pré-réglages , que vous pouvez utiliser pour appliquer rapidement une mise en forme conditionnelle à vos données. Ils sont regroupés en trois catégories :
- Les barres de données sont des barres horizontales ajoutées à chaque cellule, un peu comme un graphique à barres .
- Les échelles de couleurs modifient la couleur de chaque cellule en fonction de sa valeur. Chaque échelle de couleurs utilise un dégradé de deux ou trois couleurs . Par exemple, dans l’ échelle de couleurs Vert-Jaune-Rouge , les valeurs les plus élevées sont vertes, les valeurs moyennes sont jaunes et les valeurs les plus basses sont rouges.
- Les jeux d’icônes ajoutent une icône spécifique à chaque cellule en fonction de sa valeur.
Pour utiliser la mise en forme conditionnelle prédéfinie :
- Sélectionnez les cellules souhaitées pour la règle de mise en forme conditionnelle.
- Cliquez sur la commande “Formatage conditionnel”. Un menu déroulant apparaîtra.
- Passez la souris sur le préréglage souhaité, puis choisissez un style de préréglage dans le menu qui s’affiche.
- La mise en forme conditionnelle sera appliquée aux cellules sélectionnées.
Suppression de la mise en forme conditionnelle
Pour supprimer la mise en forme conditionnelle :
- Cliquez sur la commande “Formatage conditionnel”. Un menu déroulant apparaîtra.
- Passez la souris sur “Effacer les règles” et choisissez les règles que vous souhaitez effacer. Dans notre exemple, nous sélectionnerons “Effacer les règles de la feuille entière” pour supprimer toute mise en forme conditionnelle de la feuille de calcul.
- La mise en forme conditionnelle sera supprimée.
💡 Cliquez sur “Gérer les règles” pour modifier ou supprimer des règles individuelles. Ceci est particulièrement utile si vous avez appliqué plusieurs règles à une feuille de calcul.
Exercice
- Ouvrez le fichier d’exercices.
- Cliquez sur l’ onglet Feuille de calcul Challenge en bas à gauche du classeur.
- Sélectionnez les cellules B3:J17.
- Supposons que vous êtes l’enseignant et que vous souhaitez voir facilement toutes les notes inférieures à la réussite. Appliquez la mise en forme conditionnelle afin qu’elle mette en surbrillance les cellules contenant des valeurs inférieures à 70 avec un remplissage rouge clair.
- Maintenant, vous voulez voir comment les notes se comparent les unes aux autres. Sous l’onglet “Mise en forme conditionnelle”, sélectionnez le jeu d’icônes appelé 3 symboles (cerclés) . Astuce : Les noms des ensembles d’icônes apparaîtront lorsque vous les survolerez.
- Votre feuille de calcul devrait ressembler à ceci :
